LINEAS BASE, DIAGRAMA DE GANTT DE SEGUIMIENTO E INFOMES EN PROJECT

LINEAS BASE

Una línea de base es un grupo de aproximadamente 20 puntos de referencia principales (en cinco categorías: previsiones de fechas de inicio, fechas de finalización, duración, trabajo y costos) que puede definir para registrar el plan de proyecto original una vez finalizado y depurado. Conforme avanza el proyecto, puede definir otras líneas de base (hasta un total de 11 para cada proyecto) para medir los cambios realizados en el plan. Por ejemplo, si el proyecto tiene varias fases, puede guardar una línea de base distinta al final de cada fase para comparar los valores previstos con los datos reales.

Como la línea de base proporciona los puntos de referencia con los que se compara el avance real del proyecto, ésta debe incluir los cálculos más optimistas para la duración de las tareas, las fechas de inicio y finalización, los costos y otras variables del proyecto que desee supervisar. La línea de base puede representar también una obligación contractual del proyecto. La información de línea de base que difiere sistemáticamente de los datos actuales puede ser una indicación de que el plan original ya no es preciso, debido probablemente a que debe revisarse el alcance del proyecto o a un cambio en la naturaleza de éste. Puede modificar o rediseñar la línea de base en cualquier momento del proyecto, si las partes interesadas del mismo están de acuerdo en que la diferencia justifica este cambio. Es posible que le resulte especialmente útil definir varias líneas de base para proyectos de larga duración o proyectos en los que la línea de base ha resultado irrelevante debido a cambios importantes en las tareas o los costos programados.

ESTABLECER LINEAS BASE

1. En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.

2. Si va a definir una línea de base para tareas específicas, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de resumen, que desea incluir en el plan de línea de base. (Si va a definir una línea de base para todo el proyecto, omita este paso).

3. Haga clic en la pestaña Proyecto . En el grupo Programación, elija Establecer línea de base y, a continuación, haga clic en Establecer línea de base.

4. Haga clic en Establecer línea de base y, a continuación, seleccione la línea de base que desea definir.
5. En Para, siga uno de estos procedimientos:

• Para definir la línea de base para todos los datos del proyecto, haga clic en Proyecto completo.
• Para definir la línea de base solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.

6. En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base:

• En todas las tareas de resumen    Active esta casilla si desea que los datos de línea de base actualizados de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.
• De subtareas a tareas de resumen seleccionadas    Active esta casilla si desea que los datos de línea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que previamente ha guardado valores de línea de base.

DIAGRAMA DE GANTT DE SEGUIMIENTO

También podemos ver estos datos de manera gráfica activando la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vista o desde el menú Ver.

Las barras negras son las líneas de base y las que están sobre ellas son las tareas reales. En la imagen, éstas coinciden por que el proyecto en tiempo real todavía no ha comenzado.

 TIPOS DE INFORMES

Todos los informes en Project tienen características en común. Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla.

Los siguientes pasos nos muestran como debemos visualizar los informes que están disponibles:
1. En el menú Ver (Barra de menú) elija Informes. Aparecerá una ventana como la siguiente:

2. Eliga la categoría que prefiera dando click sobre ella.
3. De un click en Selecccionar. Luego se muestran los informes disponibles en la categoría elegida.
4. Seleccione un tipo de informe.

GENERALES

Al seleccionar Informes Generales se despliega la siguiente pantalla:

 

1. Resumen del proyecto: Esta opción muestra información muy importante acerca de nuestro proyecto. Este informe presenta la información resumida sobre fechas, duración, costos, progreso de tareas y progreso de recursos.

2. Tareas de nivel superior: Informa sobre las tareas al nivel más alto de nuestro proyecto. Podemos observar las fechas iniciales y finales, un porcentaje completo de cada tarea, el costo y el trabajo requerido para completarla.

3. Tareas críticas: Esta opción presenta un informe de las tareas críticas del proyecto, aquellas tareas que retrasan el cumplimiento del mismo. Este informe muestra la duración programada de cada tarea, fechas iniciales y finales, los recursos asignados a las tareas y los predecesores y sucesores de cada tarea.

4. Hitos: Muestran información acerca de cada hito del proyecto. Si seleccionó que las tareas aparecieran como hitos en el cuadro de dialogo de Información de tareas, estas aparecen como hitos en los informes. Para cada hito, Project muestra la duración planeada, fecha de inicio y fin, predecesores y los recursos asignados a cada hito.

5. Días laborales: Esta opción crea el informe basado en la información del calendario del proyecto. Se puede ver el nombre del calendario base para el proyecto y las horas laborales que fueron establecidas para cada semana, junto con cualquier excepción que usted haya definido.

ACTIVIDADES ACTUALES

Al usar la opción Actividades Actuales, usted puede producir informes de acuerdo al tiempo de sus proyectos. Las opciones que muestra este informe son las que se describen a continuación:

 

1. Tareas sin comenzar: Esta opción lista las tareas que no han comenzado, ordenadas por la fecha de inicio programada. Para cada tarea, Project muestra la duración, predecesor y la información de los recursos.

2. Tareas que comienzan pronto: Cuando se imprime el informe de las Tareas que comienzan pronto, Project muestra el cuadro de diálogo de Rango de Fechas. La información que se proporcione en esos cuadros de diálogo le dice a Project el rango de fechas que se usarán cuando se seleccionen tareas para este informe. En el primer cuadro, se especifica la fecha más cercana y en el segundo cuadro, se especifica la más lejana, usando el formato mes/dia/año. En el reporte, Project incluye tareas que comienzan o finalizan entre las dos fechas especificadas. La información que parece en el reporte es similar a la que muestra el informe de Tareas sin comenzar: la duración, fecha de inicial y final, predecesores e información de los recursos.

3. Tareas en curso: Este informe lista las tareas que están en proceso pero que no han finalizado. Usted puede ver la duración de las tareas, fecha inicial y final planificadas, predecesores e información de recursos.

4. Tareas completadas: Lista las tareas que han sido completadas. Puede observar la duración actual, las fechas inicial y final, el porcentaje completo (si la tarea no está completa el 100% no aparece), el costo y las horas de trabajo.

5. Tareas que deberían haber comenzado: Cuando se seleccione este informe, debe proporcionar una fecha en la cual las tareas deberían de haber comenzado. Project usa esta fecha para determinar cada cual tarea debe aparecer en el reporte. Para cada tarea del reporte, Project muestra la fecha inicial y final y variantes entre alguna de las fechas. La información de las tareas sucesoras aparecen cuando una tarea del reporte tiene una sucesora definida.

6. Tareas pospuestas: Lista las tareas que han sido reprogramadas de la fecha de inicio. Este informe muestra la misma información de las Tareas que deberían haber comenzado, pero la presentación de la información varía.

COSTOS

Cuando seleccionamos informes tipo Costo, muestra el siguiente cuadro:

 

1. Flujo de caja: Es un reporte tabular que muestra, por tarea, el costo semanal de incremento de tiempo.

2. Presupuesto: Este informe lista todas las tareas y muestra el presupuesto, así como la variación entre el costo y el presupuesto. Este reporte no tiene mucho significado, al menos que se tenga un presupuesto base para el proyecto.

3. Presupuesto sobrepasado: Project contiene dos informes de este tipo: uno para las tareas y otro para los recursos. Ninguno de los reportes se imprimirá si no se ha especificado que algunas tareas no han sido parcialmente completadas. Los dos tipos de reportes se describan a continuación:

• Tareas con presupuesto sobrepasado: Muestra costos, costos actuales e información actual de las tareas que exceden el presupuesto.
• Recursos con presupuesto sobrepasado: Este informe muestra los recursos cuyos costos van a exceder los costos estimados, basándose en el progreso actual del proyecto

4. Valor acumulado: Muestra el estado de el costo de cada tarea cuando se comparan con el costo planeado.

ASIGNACIONES

Al usar el informe Asignaciones podemos producir informes acerca de las asignaciones de recursos en el proyecto. Al dar click a Asignaciones aparece el siguiente cuadro de dialogo:

 

 

1. Tareas y recursos humanos: Este informe lista los recursos y tareas a las cuales están asignados, las cantidad de trabajo planeada para cada tarea, la fecha inicial y final y cualquier nota de los recursos.

2. Tareas, recursos humanos y fechas: Al igual que el anterior este informe lista los recursos y las tareas a los cuales están asignados. Sin embargo, se enfoca en el trabajo diario que esta programado para cada recurso. se puede usar el botón Modificar para cambiar la escala de tiempo del reporte. También podemos cambiar el formato de fecha.

3. Lista de tareas pendientes: Este informe muestra, con base semanal, las tareas que están asignadas al recurso seleccionado. Cuando el informe está listo para ser impreso, Project muestra primero la lista de recursos, que contiene las tareas a las que han sido asignados. Se selecciona un recurso, y después click en OK. La lista de tareas pendientes muestra el ID de la tarea, la duración, la fecha inicial y final, predecesores y una lista de todos los recursos que son asignados a cada tarea.

4. Recursos sobreasignados: Muestra los recursos sobreasignados, las tareas a las que han sido asignados y el total de horas de trabajo que tienen programadas. Se pueden observar los detalles de cada tarea, como la cantidad de trabajo, los retrasos y la fecha inicial y final.

CARGA DE TRABAJO

Puede utilizar esta categoría para producir informes del uso de tareas y recursos en nuestro proyecto. Las opciones de esta categoría son:

1. Uso de tareas: Este informe muestra las tareas y los recursos asignados a cada tarea. También muestra la cantidad de trabajo que es asignada a cada recurso en incrementos semanales.

2. Uso de recursos: Es igual que el anterior, la diferencia es que se enfoca más en los recursos que en las tareas.

PERSONALIZADOS

Project contiene informes personalizados. Además de imprimirlos su pueden personalizar las categorias antes vistas. Al dar click en esta opción aparece el siguiente cuadro:

Con esta opción podemos crear un nuevo informe, de tareas, recursos, calendario y general.

 

 

1. Tarea: Como se muestra en la figura a continuación, este informe muestra el ID de la tarea, el nombre, duración, fecha inicial y final planificada, predecesores y nombre de los recursos. Posee tres características: Definición, Detalles y Ordenar. 

 

 

 

2. Recursos: Este informe muestra la misma información que el anterior. La diferencia es que en el cuadro de dialogo Definición la opción 'Mostrar tareas de resumen' está desactivada y en Ordenar en lugar de 'Conservar la estructura del esquema' aparece la selección 'Ordenar recursos por proyecto'.

 

3. Calendario: En este informe podemos crear un filtro para las tareas y seleccionar el tipo de calendario que se desee. El cuadro de dialogo es el siguiente: 

4. General: Es un reporte tabular que muestra la información de las tareas y recursos en filas, y el incremento del tiempo en columnas.

 

 

  

 

TIPOS Y TABLAS DE COSTOS , CÁLCULO DE HORAS EXTRAS EN PROJECT

TIPOS DE COSTOS DISPONIBLES EN PROJECT

Tenemos tres tipos de costos:

• Determinado por Tasa:

Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estándar y la Tasa Hora Extra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora.

• Determinado por Uso:

Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el recurso.

• Costo Fijo:

Está enfocado a las tareas que, sin importar la duración o el trabajo elaborado se establece un costo en el que el recurso no interviene.

TABLA DE COSTOS

La estimación de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de recursos y tareas necesarios para completar las actividades del proyecto. Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos. Para obtener unas estimaciones realistas de costos, puede revisar los datos históricos que va a utilizar como base para la introducción de información de costos en Microsoft Project. A continuación, puede revisar y ajustar sus costos para crear un presupuesto exacto. El método de estimación de costos más conveniente para su proyecto depende del alcance del mismo, del nivel de precisión necesario y de las prácticas de su organización. Pasos a seguir:

1.- Tabla de tasas de costo (campos )

Proporcionan opciones sobre la tabla de tasas de costo (tabla de tasas de costo: recopilación de información sobre las tasas de un recurso, incluida la tasa estándar, la tasa de horas extra, cualquier costo por uso y la fecha en la que entra en vigor la tasa de pago. Se pueden establecer hasta cinco tablas de tasas de costo distintas para cada recurso.), que se puede utilizar para los recursos asignados a una tarea. No se mostrará realmente ninguna información en las versiones de tarea y recurso de este campo; únicamente pone a disposición de las asignaciones la información de la Tabla de tasas de costo correspondiente.

Existen diversas categorías de campos Tasas de costo. 

2.- Tasas de costo (campo de tareas)

Tipo de entrada  Nula (Campo de nulo: campo que no contiene información real pero que configura el campo para contener información en cualquier parte de la vista, concretamente en la vista Uso de tareas o Uso de recursos.)

3.- Tasas de costo (campo de recursos)

Tipo de entrada  Nula (Campo de nulo: campo que no contiene información real pero que configura el campo para contener información en cualquier parte de la vista, concretamente en la vista Uso de tareas o Uso de recursos.)

4.- Tasas de costo (campo de asignación)

Tipo de entrada  Especificada (campo especificado: campo en el que se puede escribir o modificar información. Es lo contrario a un campo calculado, donde Project calcula y especifica la información.)

CALCULO DE HORAS EXTRAS

El hecho de haber puesto un valor para las horas extras de un recurso no hace que estas se rijan, sino que debemos decidir nosotros cuáles horas de un recurso asignado a una tarea son horas extras.

Aplicar horas extras.

1. Abrir la vista Uso de recursos.

2. Agregar la columna Trabajo de horas extras.

3. Buscar el recurso al cuál le tenemos que asignar horas extras, en la fila de la columna Trabajo de horas extras de la tarea que queramos, escribir que cantidad de las horas que nos muestra la columna Trabajo son horas extras. Es decir, no estamos agregando más horas a la tarea sino que estamos diciendo que del total de horas de la tarea, ‘X’ cantidad son horas extras. Obviamente esto va a influir en los costos del proyecto.

CARGOS DE TRABAJOS DE RECURSOS Y SOBREASIGNACION Y REDISTRIBUCION DE RECURSOS

  Cargos de trabajos de recursos

La forma más rápida de definir trabajos de recursos es mediante el uso de la hoja de recursos, que recibe todos los datos básicos en una sola vista. Para obtener la hoja de recursos use el menú Ver - Hoja de recursos, que colocará la siguiente vista en la pantalla:

En esta hoja se digitan cada uno de los componentes de la definición de un recurso, con un  manejo similar al de una hoja Excel. Los datos son los siguientes:

• Nombre del recurso. Un nombre descriptivo hasta de 40 caracteres.
• Iniciales. Project sugiere las letras iniciales del nombre. El campo es opcional y puede usarse para búsquedas y clasificaciones más rápidas.
• Grupo. Información opcional que sirve para definir grupos de recursos con el fin de generar informes por dichos grupos. Pueden ser centros de costo, divisiones de la empresa y similares.
• Capacidad máxima. El número máximo de unidades del recurso que la empresa tiene disponibles. El campo es requerido; si no se llena se asume uno.
• Tasa estándar. Valor pagado al recurso por unidad de tiempo normal de trabajo. La unidad de tiempo puede ser cualquiera de las válidas además de "a" para pago por año.
• Tasa hora extra. Valor pagado al recurso por horas extras trabajadas. Se define igual al anterior.
• Costo/uso. Valor fijo que se paga al recurso por el hecho de utilizarlo. Un recurso puede tener los tres valores.
• Acumular. Forma como se hará el asiento contable del costo causado por el recurso. Puede sentarse el costo total al inicio de la tarea, al final de la misma o prorrateado a medida que la tarea avanza.
• Calendario base. Calendario de disponibilidad del recurso. Cada recurso puede tener su calendario propio, que se define igual al calendario base del proyecto. Si no se especifica uno, asume el del proyecto.
• Código. Campo opcional, puede recibir cualquier codificación que se desee. Útil para clasificar recurso, informes, etc.

Tal como se recomendó atrás para encadenar actividades, antes de ingresar los recursos a Project es conveniente elaborar un esquema de borrador para ahorrar tiempo de trabajo.

En el caso de nuestra bodega se adicionarán los recursos de tipo administrativo que se incluirán en las tareas insertadas al inicio del proyecto. La hoja de recursos del proyecto se muestra en la figura siguiente:

Sobreasignación y redistribución de recursos.

La sobreasignación de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas mas tareas de las que puede llevar acabo dentro de su periodo laborable, tanto, días que le correspondan trabajar como el horario que tenga asignado.

Cuando esto sucede, Project nos avisa colocándonos una advertencia en la columna Indicadores ó en la Hoja de recursos aparecerá el/los recursos sobreasignados en color rojo.

Como resolver las sobreasignaciones.

• La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cuál está asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones.

• También en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursos con el fin de no sobre asignarlos.

• También Project nos ofrece una función para redistribuir los recursos ajustando a gusto ciertos parámetros.

Vista Uso de recursos.

En la imagen vemos que Pedro, el recurso que está en rojo (sobre asignado), trabaja, no sólo más horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada dos tareas en los mismos días. Podemos resolver la sobreasignación colocando horas extras, cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y poniendo un recurso que esté disponible, etc.

Filtrar antes de asignar.

Mediante el cuadro Asignar recursos podemos, antes de asignarlos, filtrar aquellos que estén disponibles para la tarea que tengamos seleccionada.

Para ello:

1. Desplegar Opciones de lista de recursos del cuadro de diálogo Asignar recurso.

2. En Filtrar por: podemos elegir entre varias opciones de filtro, tener en cuenta que no estamos eliminando recursos de la lista, sino que estamos eligiendo que recursos ver según el criterio elegido.

3. Si tildamos la opción Disponible para trabajar e ingresamos las horas, nos mostrará los recursos que estarán disponibles para la tarea seleccionada.

Nota: Podemos aplicar un filtro y restringirlo todavía más tildando esta opción, por lo cual tener cuidado en el momento de filtrar. En caso de no aplicar un filtro y sí marcar esta opción procurar destilar Filtrar por:

4. El botón Más filtros nos abre un cuadro de diálogo con más criterios de filtrado, el botón Nuevo de este cuadro de diálogo nos permite, mediante instrucciones lógicas, crear nuestros propios filtros.

Redistribuir recursos.

Project nos ofrece una herramienta para la redistribución de recursos.

Para activarla debemos ir a Herramientas → Redistribuir recursos…

Project redistribuye los recursos sobre asignados retrasando y dividiendo tareas, según los criterios que establezcamos en este cuadro de diálogo.