Cargos de trabajos de recursos
La forma más rápida de definir trabajos de recursos es
mediante el uso de la hoja de recursos, que recibe todos los datos básicos en
una sola vista. Para obtener la hoja de recursos use el menú Ver - Hoja
de recursos, que colocará la siguiente vista en la pantalla:
En esta hoja se digitan cada uno de los componentes de
la definición de un recurso, con un manejo similar al de una hoja Excel.
Los datos son los siguientes:
- Nombre del recurso. Un nombre descriptivo hasta de 40 caracteres.
- Iniciales. Project sugiere las letras iniciales del nombre. El campo es opcional y puede usarse para búsquedas y clasificaciones más rápidas.
- Grupo. Información opcional que sirve para definir grupos de recursos con el fin de generar informes por dichos grupos. Pueden ser centros de costo, divisiones de la empresa y similares.
- Capacidad máxima. El número máximo de unidades del recurso que la empresa tiene disponibles. El campo es requerido; si no se llena se asume uno.
- Tasa estándar. Valor pagado al recurso por unidad de tiempo normal de trabajo. La unidad de tiempo puede ser cualquiera de las válidas además de "a" para pago por año.
- Tasa hora extra. Valor pagado al recurso por horas extras trabajadas. Se define igual al anterior.
- Costo/uso. Valor fijo que se paga al recurso por el hecho de utilizarlo. Un recurso puede tener los tres valores.
- Acumular. Forma como se hará el asiento contable del costo causado por el recurso. Puede sentarse el costo total al inicio de la tarea, al final de la misma o prorrateado a medida que la tarea avanza.
- Calendario base. Calendario de disponibilidad del recurso. Cada recurso puede tener su calendario propio, que se define igual al calendario base del proyecto. Si no se especifica uno, asume el del proyecto.
- Código. Campo opcional, puede recibir cualquier codificación que se desee. Útil para clasificar recurso, informes, etc.
Tal como se recomendó atrás para encadenar
actividades, antes de ingresar los recursos a Project es conveniente elaborar
un esquema de borrador para ahorrar tiempo de trabajo.
En el caso de nuestra bodega se adicionarán los
recursos de tipo administrativo que se incluirán en las tareas insertadas al
inicio del proyecto. La hoja de recursos del proyecto se muestra en la figura
siguiente:
Sobreasignación y redistribución de recursos.
La
sobreasignación de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas mas
tareas de las que puede llevar acabo dentro de su periodo laborable, tanto,
días que le correspondan trabajar como el horario que tenga asignado.
Cuando esto
sucede, Project nos avisa colocándonos una advertencia en la columna Indicadores
ó en la Hoja de recursos aparecerá el/los recursos sobreasignados en color
rojo.
Como resolver las sobreasignaciones.
• La vista Uso
de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cuál está asignado.
Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones.
• También en
el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursos
con el fin de no sobre asignarlos.
• También
Project nos ofrece una función para redistribuir los recursos ajustando a gusto
ciertos parámetros.
Vista Uso de recursos.
En la imagen
vemos que Pedro, el recurso que está en rojo (sobre asignado), trabaja, no sólo
más horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada dos tareas en
los mismos días. Podemos resolver la sobreasignación colocando horas extras,
cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y poniendo un recurso
que esté disponible, etc.
Filtrar
antes de asignar.
Mediante
el cuadro Asignar recursos podemos, antes de
asignarlos, filtrar aquellos que estén disponibles para la tarea que tengamos
seleccionada.
Para
ello:
1.
Desplegar Opciones de lista de recursos del cuadro
de diálogo Asignar recurso.
2.
En Filtrar por: podemos elegir entre varias
opciones de filtro, tener en cuenta que no estamos eliminando recursos de la
lista, sino que estamos eligiendo que recursos ver según el criterio elegido.
3.
Si tildamos la opción Disponible para trabajar e
ingresamos las horas, nos mostrará los recursos que estarán disponibles para la
tarea seleccionada.
Nota: Podemos aplicar un filtro y
restringirlo todavía más tildando esta opción, por lo cual tener cuidado en el
momento de filtrar. En caso de no aplicar un filtro y sí marcar esta opción
procurar destilar Filtrar por:
4. El botón Más filtros nos abre un cuadro de diálogo con más
criterios de filtrado, el botón Nuevo de este
cuadro de diálogo nos permite, mediante instrucciones lógicas, crear nuestros
propios filtros.
Redistribuir
recursos.
Project
nos ofrece una herramienta para la redistribución de recursos.
Para
activarla debemos ir a Herramientas → Redistribuir
recursos…
Project redistribuye los
recursos sobre asignados retrasando y dividiendo tareas, según los criterios
que establezcamos en este cuadro de diálogo.
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