QUE ES UN PROYECTO
· Es una secuencia bien definida de
eventos con un principio y un final identificados, que se centra en alcanzar un
objetivo claro. la responsabilidad del director del proyecto es llevarlo hasta
la meta basándose en unos parámetros establecidos, tales como tiempo, coste y recursos, manteniendo
siempre el nivel de calidad especificado.
Un proyecto
se diferencia de un proceso en que siempre hay un punto en el que un proyecto
se termina y se ha alcanzado el objetivo.
·
Es la búsqueda de una solución inteligente
tendiente a resolver necesidades humanas; por ello su formulación, su
evaluación y las decisiones finales, se circunscriben a la medida y a las
expectativas humanas. Por tal razón, el PROYECTO debe nacer de la
reflexión ante una necesidad u oportunidad detectada; de la conexión o creación
de ideas que permitan formular hipótesis que den una posibilidad para la
acción: del querer comprobar conceptos materializados en una decisión o plan
estratégico y de una acción que permita no solo satisfacer necesidades o
aprovechar oportunidades sino también lograr la experiencia necesaria para
mejorar continuamente nuestros procesos de supervivencia.
EL TRIÁNGULO DEL PROYECTO
En términos algo diferentes, todos los proyectos
equilibran un “triángulo” de tiempo, dinero y ámbito —
no puede cambiar uno de ellos sin que se vea afectado al menos uno de los
otros. El trabajo del administrador del proyecto es hacer que no se derrumbe
todo el triángulo.
¿Cómo? En primer lugar, cuando surja un problema,
localícelo en el triángulo del proyecto — ¿se trata de tiempo
(programación), dinero (presupuesto) o ámbito? En segundo lugar, descubra qué
lados del triángulo puede cambiar y cuáles “se corrigen” en el lugar. En tercer
lugar, ajuste lo que pueda para corregir el problema y optimice el proyecto. En
cuarto lugar, finalice el proyecto y celébrelo.
Hora + dinero + ámbito = calidad
Al
triángulo de proyecto también se le conoce como el “triángulo de hierro” y, de
manera menos poética, las “restricciones triples”. Sea cual sea la manera de
llamarlo, equivale a lo mismo: no puede cambiar el ámbito, la programación o el
presupuesto de un proyecto sin que al menos uno de las otras dos partes se vea
afectada.
Estos
son algunos ejemplos de su funcionamiento:
- Para introducir la fecha de finalización (tiempo), podría gastar más en recursos (dinero) para finalizar el trabajo con mayor rapidez o recortar características (ámbito) para que haya menos trabajo que hacer antes del nuevo plazo.
- Para finalizar el proyecto bajo presupuesto (coste), podría deshacerse de tiempo extra y finalizar el proyecto posteriormente (tiempo) o recortar características (ámbito).
- Para agregar características a un producto (ámbito), podría ampliar el plazo para crear tiempo para el nuevo trabajo (tiempo) o agregar personas para realizarlo más rápidamente (coste). También podría hacer ambos.
Calidad es la cuarta parte del triángulo de
proyecto. Se encuentra en el centro, donde cualquier cambio en cualquier lado
le afecta.
Por
ejemplo, si va por delante de lo programado, podría ser capaz de reemplazar
características de recorte o de permitir más tiempo para tareas existentes. Con
este tiempo y ámbito adicionales, el resultado final podría ser un producto
mejor.
Un
punto clave: no hay ningún estándar universal para la calidad. Para cualquier
proyecto determinado, la calidad se define dentro del propio proyecto. Para
algunas compañías, mantener un proyecto en el presupuesto es la medida de
calidad más importante. Para otros, llevarlo al mercado a tiempo resulta más
importante. Un administrador de proyectos tiene que saber cómo se define la
calidad para la organización y el proyecto específico.
En
el ejemplo anterior, podría simplemente terminar el producto pronto con menos
características, llevándolo al mercado por delante de sus competidores. Esa
podría ser la definición de calidad para ese proyecto en su compañía.
MICROSOFT PROJECT
CONCEPTO:
Microsoft Project es un software de
administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por
Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de
planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso,
administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
Microsoft
Project (o MSP) es un software de
administración de proyectos
diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a
administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos
a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar
cargas de trabajo.
El
software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2010 es la
más reciente) es útil para la gestión de proyectos.
CARACTERÍSTICAS:
Es una herramienta de trabajo para administradores y
jefes de proyectos, utilizada para organizar y seguir las tareas de forma
eficaz, para evitar así los retrasos y no salirse del presupuesto previsto. Básicamente, crea programas y sigue
su proceso, además de calcular costos. Se puede complementar con elementos de Microsoft Excel. Existen muchos tipos de
herramientas dentro de este software,
de forma que el análisis de los datos es mucho más sencillo. Sin embargo, aquí
nombraremos las principales:
Microsoft Project ayuda a los empresarios a mantener
organizados los proyectos
- Ruta crítica: Se realiza una vez que todos los datos están ingresados. De esta forma de obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y término más cercanos y más lejano de cada actividad, o las holguras.
- Diagrama de Gantt: Se muestra por default. Esta gráfica ilustra la programación de actividades en forma de calendario, en el que el eje horizontal representa el tiempo, y el vertical las actividades. Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia. La actividad crítica se muestra en rojo, las otras en azul. Las actividades que tienen otras secundarias dentro se muestran en color negro.
- Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso humano más tareas de las que puede realizar. Esto lo podemos observar en la herramienta Gráfica de Recursos del menú Ver.
- Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de información, como las fechas de inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración, las horas totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos.
- Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos son asignados a cada tarea. Hay dos tipos de reportes: el flujo de efectivo - es un reporte del gasto semanal- y el requerimiento de materiales.
- Control de proyecto: Cuando ya se han introducido todos los datos necesarios para realizar la ruta crítica, y se ha establecido el programa de proyecto como se desea, se puede salvar como línea base. Esto permitirá compararla con las modificaciones que se le vayan haciendo al proyecto
VENTAJAS:
- Varias vistas disponibles
- Plantillas descargables preconfiguradas
- Generador de informes gráficos
- Compatible con macros
- permite trabajar desde cero o ayudarse mediante plantillas.
- Microsoft Project ofrece integración con las demás aplicaciones de Microsoft Office, y con la versión Server podrás compartir proyectos a través de la red.
Cuadro
comparativo 2007-2010-2013
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CUADRO COMPARATIVO DE MICROSOFT PROJECT
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2007
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2010
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2013
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Ofrece
mejoras importantes en la estabilidad y el rendimiento solicitadas por el
cliente
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Project
2010 ofrece a los jefes de proyectos, una amplia visibilidad de los
conflictos, saturación o inactividad de un proyecto.
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Con
Project 2013 podemos obtener rápidamente una visión de todos nuestros
proyectos y recursos
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Proceso
de toma de decisiones y una mejor alineación con las estrategias de negocio.
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Supone un gran salto en
cuanto a capacidad e interfaz mejorada. |
un nuevo aspecto nítido Project 2013 le
lleva a un centro de parada única para iniciar el proyecto
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Ayuda
a aprovechar los datos existentes y proporciona un acceso rápido a la
información.
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Contiene
nuevas mejoras en programación, administración de tareas y visualización para
la presentación de sus proyectos
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fácil
y rápido empezar a trabajar en un amplio espectro de características de
administración de proyectos
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Permite
rastrear el desempeño del proyecto durante toda la duración del proyecto.
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Introduce varias
características que mejoran notablemente su forma de ver el proyecto y de
trabajar en él. |
Muestra los datos del
proyecto con un conjunto nuevo de informes personalizables.
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Proporciona
barras de herramientas y menús intuitivos que le ayudan a aprender los
fundamentos de gestión de proyectos.
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la
barra de herramientas se ha cambiado por la cinta de opciones, se encuentran
comandos rápidamente
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Puede
crear nuevos informes profesionales y llenos de color sin tener que exportar
los datos a otro programa.
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