CARGOS DE TRABAJOS DE RECURSOS Y SOBREASIGNACION Y REDISTRIBUCION DE RECURSOS

  Cargos de trabajos de recursos

La forma más rápida de definir trabajos de recursos es mediante el uso de la hoja de recursos, que recibe todos los datos básicos en una sola vista. Para obtener la hoja de recursos use el menú Ver - Hoja de recursos, que colocará la siguiente vista en la pantalla:

En esta hoja se digitan cada uno de los componentes de la definición de un recurso, con un  manejo similar al de una hoja Excel. Los datos son los siguientes:

• Nombre del recurso. Un nombre descriptivo hasta de 40 caracteres.
• Iniciales. Project sugiere las letras iniciales del nombre. El campo es opcional y puede usarse para búsquedas y clasificaciones más rápidas.
• Grupo. Información opcional que sirve para definir grupos de recursos con el fin de generar informes por dichos grupos. Pueden ser centros de costo, divisiones de la empresa y similares.
• Capacidad máxima. El número máximo de unidades del recurso que la empresa tiene disponibles. El campo es requerido; si no se llena se asume uno.
• Tasa estándar. Valor pagado al recurso por unidad de tiempo normal de trabajo. La unidad de tiempo puede ser cualquiera de las válidas además de "a" para pago por año.
• Tasa hora extra. Valor pagado al recurso por horas extras trabajadas. Se define igual al anterior.
• Costo/uso. Valor fijo que se paga al recurso por el hecho de utilizarlo. Un recurso puede tener los tres valores.
• Acumular. Forma como se hará el asiento contable del costo causado por el recurso. Puede sentarse el costo total al inicio de la tarea, al final de la misma o prorrateado a medida que la tarea avanza.
• Calendario base. Calendario de disponibilidad del recurso. Cada recurso puede tener su calendario propio, que se define igual al calendario base del proyecto. Si no se especifica uno, asume el del proyecto.
• Código. Campo opcional, puede recibir cualquier codificación que se desee. Útil para clasificar recurso, informes, etc.

Tal como se recomendó atrás para encadenar actividades, antes de ingresar los recursos a Project es conveniente elaborar un esquema de borrador para ahorrar tiempo de trabajo.

En el caso de nuestra bodega se adicionarán los recursos de tipo administrativo que se incluirán en las tareas insertadas al inicio del proyecto. La hoja de recursos del proyecto se muestra en la figura siguiente:

Sobreasignación y redistribución de recursos.

La sobreasignación de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas mas tareas de las que puede llevar acabo dentro de su periodo laborable, tanto, días que le correspondan trabajar como el horario que tenga asignado.

Cuando esto sucede, Project nos avisa colocándonos una advertencia en la columna Indicadores ó en la Hoja de recursos aparecerá el/los recursos sobreasignados en color rojo.

Como resolver las sobreasignaciones.

• La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cuál está asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones.

• También en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursos con el fin de no sobre asignarlos.

• También Project nos ofrece una función para redistribuir los recursos ajustando a gusto ciertos parámetros.

Vista Uso de recursos.

En la imagen vemos que Pedro, el recurso que está en rojo (sobre asignado), trabaja, no sólo más horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada dos tareas en los mismos días. Podemos resolver la sobreasignación colocando horas extras, cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y poniendo un recurso que esté disponible, etc.

Filtrar antes de asignar.

Mediante el cuadro Asignar recursos podemos, antes de asignarlos, filtrar aquellos que estén disponibles para la tarea que tengamos seleccionada.

Para ello:

1. Desplegar Opciones de lista de recursos del cuadro de diálogo Asignar recurso.

2. En Filtrar por: podemos elegir entre varias opciones de filtro, tener en cuenta que no estamos eliminando recursos de la lista, sino que estamos eligiendo que recursos ver según el criterio elegido.

3. Si tildamos la opción Disponible para trabajar e ingresamos las horas, nos mostrará los recursos que estarán disponibles para la tarea seleccionada.

Nota: Podemos aplicar un filtro y restringirlo todavía más tildando esta opción, por lo cual tener cuidado en el momento de filtrar. En caso de no aplicar un filtro y sí marcar esta opción procurar destilar Filtrar por:

4. El botón Más filtros nos abre un cuadro de diálogo con más criterios de filtrado, el botón Nuevo de este cuadro de diálogo nos permite, mediante instrucciones lógicas, crear nuestros propios filtros.

Redistribuir recursos.

Project nos ofrece una herramienta para la redistribución de recursos.

Para activarla debemos ir a Herramientas → Redistribuir recursos…

Project redistribuye los recursos sobre asignados retrasando y dividiendo tareas, según los criterios que establezcamos en este cuadro de diálogo.

RECURSOS, TIPOS Y ASIGNACION DE RECURSOS EN PROJECT

QUE ES UN RECURSO

Un recurso se suele definir como cualquiera de las personas, del equipo y de los materiales utilizados para completar las tareas de las que se compone un proyecto. Otros tipos de recursos que puede agregar al proyecto

Tipos de recursos

Project divide los recursos en tres categorías:

• Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea, permitiendo indicar una tasa estándar por hora, la mano de obra sería de este tipo. Consumen tiempo (horas o días) que es el que se utilizará para llevar a cabo la tarea. Por ejemplo: personas y alquileres de maquinas.

Por ejemplo si tenemos un operario (Juan) que es albañil y tiene un coste por hora de 15 €, podemos configurarlo en la Hoja de Recursos, indicando en el campo Nombre del recurso: Juan, en el campo Tipo: Trabajo, en el campo Grupo: Albañil y en en el campo Tasa Estándar: 15 €/h.

•  Recursos de tipo material: víveres y otros elementos consumibles que se utilizan para llevar a cabo una tarea, nos permite indicar los materiales que vamos a utilizar en el poyecto,. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel, CDs; los ladrillos serían de este tipo. A este tipo de recursos se les puede indicar la Etiqueta de Material, en este ejemplo sería Ladrillo, con un coste de 1 € por ladrillo.

• Recursos de tipo costo: son recursos que tienen un costo final, aquellos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la druración de la tarea como por ejemplo: una comida, un viaje, por ejemplo son recursos de este tipo un billete de avión, alojamiento, etc... en este caso podriamos dar de alta un recurso de coste que fuese Billete de tren.

 Asignar un recurso a una tarea

Puede asignar recursos a tareas para indicar quién es el responsable de realizar esas tareas. La asignación de recursos a una tarea sirve también para saber cuánto tiempo se empleará en realizar esa tarea y, si realiza un seguimiento de los costos, para saber cuánto costará la tarea. Un recurso puede ser una persona, un recurso genérico que

puede cambiarse más adelante, un grupo de personas (por ejemplo, programadores), equipamiento (como una grúa o un equipo informático), recursos de material que se consumen en el transcurso de la tarea o gastos puntuales como pasajes de avión o alojamiento (denominados también recursos de costo).

Pasos

•  Una vez que hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos asignárselo a las tareas. Para ello en la vista Diagrama de Gantt, debemos:1. Pararnos sobre la tarea a la cuál le asignaremos el/los recursos.2. En la barra de herramientas hacer clic en Asignar recursos.

•   Aparecerá el siguiente cuadro, donde elegiremos el/los recursos. Podemos asignar de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a cabo la tarea. Observen que al asignar más de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la duración de ésta cambia, esto se debe a la programación que le asignemos y al tipo de tarea. También puede suceder que si vamos a la hoja de recursos algunos de estos se encuentren en color rojo, esto es, por que esos recursos están sobre asignados. Estos temas los veremos más adelante. Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duración de las tareas, pero sí en los costos.

•   El campo unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso. Cuando asignamos recursos podemos, desde la columna Unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para los recursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea. Los recursos de tipo Costo no tienen unidades. Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de cemento, Juan trabajará el 65% de su capacidad máxima en esa tarea y Pedro lo hará al 100%.(Dicho porcentaje es por defecto)

•    El cuadro de diálogo Asignar recurso Si quisiéramos podríamos ingresar recursos directamente desde este cuadro de diálogo, éstos aparecerán en la hoja de recursos. En la siguiente imagen se describen las demás funciones de este cuadro de diálogo: NOTA: Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en cuenta los recursos a los que hemos cambiado la disponibilidad y/o el calendario, ya que éstos pueden demorar la finalización de la tarea asignada.

TIPOS DE VISTAS EN PROJECT

VISTAS EN PROJECT

Las vistas muestran, en un formato concreto, un subconjunto de la información especificada en Microsoft Office Project. Ese subconjunto se almacena en Project y se muestra en cualquier vista que la llame. Por ejemplo, la tarea duración especificada en una parte del diagrama de la vista Diagrama de Gantt también aparece en la vista Hoja de tareas.

ver y especificar datos de tareas:

Los datos de las tareas están disponibles para verlos en varios formatos, incluidos los formatos Diagrama de Gantt, Diagrama de red, gráfico, hoja, uso y formulario.

En la siguiente tabla se describen cada una de las vistas que muestran los datos de tareas en el formato del Diagrama de Gantt.

 

 

VISTAS	DESCRIPCION
Informe de barras	Vea las tareas de resumen con etiquetas para todas las subtareas. Utilice la vista Informe de barras con la macro Formato_Resumen para ver todas las tareas etiquetadas con concisión en las barras de Gantt de resumen.
Gantt detallado	Vea las tareas y la información asociada en una hoja, así como los márgenes de demora y las posposiciones de las tareas en el tiempo en un gráfico de barras de una escala temporal. Use la vista Gantt detallado para comprobar hasta dónde puede llegar la posposición sin que se vean afectadas el resto de las tareas.
Diagrama de Gantt	Vea las tareas y la información asociada en una hoja, así como las tareas y las duraciones en el tiempo en un gráfico de barras de una escala temporal. Use la vista Diagrama de Gantt para especificar y programar una lista de tareas. Se trata de la vista que aparece de forma predeterminada cuando se inicia por primera vez Project.
Gantt de redistribución	Vea las tares, los retrasos y el margen de demora en una hoja, así como los efectos anteriores y posteriores de la característica de redistribución de Project. Use la vista Gantt de redistribución para comprobar el período de retraso ocasionado por la redistribución.
Informe de fechas de hitos	Vea las tareas de resumen con etiquetas para todas las subtareas. Utilice la vista Informe de fechas de hitos con la macro Formato_Resumen para ver todas las tareas etiquetadas con concisión con marcas de hitos y fechas en las barras de Gantt de resumen.
Informe de hitos	Vea las tareas de resumen con etiquetas para todas las subtareas. Utilice la vista Informe de hitos con la macro Formato_Resumen para ver todas las tareas etiquetadas con concisión con marcas de hitos en las barras de Gantt de resumen.
Gantt con varias líneas de base	Vea las barras de Gantt de distintos colores de las tres primeras líneas de base (Línea de base, Línea de base1 y Línea de base2) de las tareas y subtareas de resumen en la parte del diagrama de la vista. Use la vista Gantt con varias líneas de base y compare las tres primeras que guardó para el proyecto.
AP_Gantt esperado	Vea el escenario esperado de la programación, basado en las duraciones calculadas a partir de un análisis PERT.
AP_Gantt optimista	Vea el escenario optimista de la programación, basado en las duraciones calculadas a partir de un análisis PERT.
AP_Gantt pesimista	Vea el escenario pesimista de la programación, basado en las duraciones calculadas a partir de un análisis PERT.
Gantt de seguimiento	Vea las tareas y la información de tarea en una hoja, así como un diagrama que muestra una línea de base y las barras de Gantt programadas para cada tarea. Use la vista Gantt de seguimiento para comparar la programación de la línea de base con la programación real.

Además de las vistas Diagrama de Gantt, Project incluye otras vistas para especificar y evaluar los datos de la tarea. En la siguiente tabla se describen estas vistas.

VISTAS	DESCRIPCION
Diagrama de red descriptivo	Vea todas las tareas y sus dependencias. Use la vista Diagrama de red descriptivo para crear y ajustar la programación en un formato de diagrama de flujo. Esta vista se parece a la vista Diagrama de red, pero los nodos son mayores y proporcionan más detalles.
Diagrama de red	Especifique, edite y revise todas las tareas y sus dependencias. Use la vista Diagrama de red para crear y ajustar la programación en un formato de diagrama de flujo.
Diagrama de relaciones	Vea los predecesores y los sucesores de una sola tarea seleccionada. En un proyecto grande o en cualquier proyecto con más vinculación de tareas complejas, use esta vista de tarea para centrarse en las dependencias de tarea de una tarea específica.
Calendario	Vea las tareas y las duraciones de una semana específica o de un intervalo de semanas en el formato de un calendario mensual.
AP_Hoja de entradas PERT	Especifique los escenarios optimista, esperado y pesimista de la duración de una tarea como preparación para el cálculo de la duración más probable mediante el uso de un análisis PERT, que le ayuda a considerar y reconciliar las disparidades entre distintos cálculos.
Hoja de tareas	Especifique, edite y revise la información de la tarea en un formato de hoja de cálculo.
Formulario detalles de tarea	Especifique, edite y revise la información de programación y seguimiento detallada sobre una tarea seleccionada, una tarea cada vez. El área de la cuadrícula puede mostrar información sobre los recursos asignados, los predecesores y los sucesores.
Formulario Tarea	Especifique, edite y revise la información sobre una tarea seleccionada, una tarea cada vez. El área de la cuadrícula puede mostrar información sobre los recursos asignados de una tarea, los predecesores y los sucesores.
Formulario Nombre de tarea	Especifique, edite y revise los recursos asignados de una tarea, los predecesores y los sucesores. La vista Formulario Nombre de tarea es una versión simplificada de la vista Formulario Tarea.

ver y especificar datos de recursos:

Project proporciona varias vistas de datos de recursos, en los formatos de gráfico, hoja y formulario. En la siguiente tabla se describen estas vistas.

VISTA	DESCRIPCION
Gráfico de recursos	Vea la asignación de recursos, el costo o el trabajo en el tiempo de un solo recurso o de un grupo de recursos a la vez. La información se muestra en formato de gráfico de columnas. Cuando se usa en combinación con otras vistas, la vista Gráfico de recursos puede ser muy útil para encontrar sobreasignaciones de recursos.
Hoja de recursos	Especifique, edite y revise la información del recurso en un formato de hoja de cálculo.
Formulario de recursos	Especifique, edite y revise toda la información sobre los recursos, las tareas y la programación de un recurso seleccionado, un recurso cada vez. El área de la cuadrícula puede mostrar información sobre la programación, el costo o el trabajo del recurso en las tareas asignadas. Es muy útil cuando se usa como parte de una vista de combinación.
Formulario Nombre de recurso	Especifique, edite y revise la información de programación del recurso seleccionado sobre un recurso seleccionado, un recurso cada vez. El área de la cuadrícula puede mostrar información sobre la programación, el costo o el trabajo del recurso en las tareas asignadas. La vista Formulario Nombre de recurso es una versión simplificada de la vista Formulario de recursos.

ver y especificar datos de asignaciones:

Los datos de asignaciones se especifican en las vistas que usan el formato de uso. En la siguiente tabla se describen estas vistas.

VISTA	DESCRIPCION
Uso de tareas	Revise, especifique y edite las asignaciones por tarea. En la parte de la hoja de la vista Uso de tareas, se enumera cada lista con los recursos asignados con formato de sangría debajo de ella. En la parte de hoja de cálculo de la vista, la información como el trabajo y los costos de la tarea y la asignación se cita según la escala temporal, por ejemplo, por día o por semana.
Uso de recursos	Revise, especifique y edite las asignaciones por recurso. En la parte de hoja de la vista Uso de recursos, se enumera cada recurso asignado con todas las asignaciones de tareas asociadas con formato de sangría debajo de ella. En la parte de escala temporal de la vista, la información como el trabajo y los costos del recurso y la asignación se cita según la escala temporal, por ejemplo, por semana o por mes.

¿A qué puede aplicarse formato en una vista?

Antes de distribuir información sobre el proyecto después de seleccionar una vista, quizás desee aplicarle formato para que responda a necesidades concretas. Para facilitar la lectura del proyecto, puede resaltar los hitos, cambiar los colores de las barras de tareas para adaptarlos a las normas o modificar los títulos de los campos para adaptarlos a la terminología de la organización. Es fácil personalizar las vistas y puede incluso guardar las vistas modificadas para utilizarlas más tarde.

VISTA	SUGERENCIAS DE FORMATO
Calendario	Cambie el color, la forma o la trama de las barras de tareas Reorganice u oculte algunas barras para facilitar la revisión y lectura del proyecto Utilice el formato para resaltar la información importante
Diagrama de Gantt	Modificar el aspecto de las barras de Gantt Modificar el aspecto de las conexiones entre las barras de Gantt Cambiar la forma de presentación del tiempo de descanso Aplicar formato a la vista para identificar más rápido tareas concretas y sus dependencias, o para ver si no se han programado recursos para las tareas
Uso de tareas o Uso de recursos	Cambiar el aspecto de los detalles para hacer que la información más relevante sea más clara y eficaz
Cualquier vista de hoja	Modificar los títulos de los encabezados de los campos para que coincidan con la terminología de la organización Cambiar el ancho de los campos para mostrar nombres de tarea largos Utilizar fuentes, tamaños y efectos diferentes para el texto